RizajDigital Solutions

Leistungen · Ordnung, Vorlagen, Einrichtung

Digitales Büro

Eine Ordnerstruktur, eine Regel für Dateinamen und Vorlagen für Angebot und Rechnung, die alle im Betrieb gleich nutzen.

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Erstgespräch anfragen So läuft es ab

Digitale Ablage

Ablage Angebote2026-10-14_Angebot_Müller_Fassade.pdf2026-10-20_Angebot_Schmidt_Innenräume.pdf2026-09-28_Angebot_Weber_Treppenhaus.pdfRegel: Jahr-Monat-Tag, dann Dokument und Kunde

Fiktives Beispiel, nichts wird gesendet

01Ausgangslage

Suchen kostet mehr Zeit, als man denkt.

  • Dateien überall

    Angebote liegen im Postfach, Rechnungen auf dem Desktop, Fotos auf dem Handy. Jeder legt anders ab.

  • Jede Vorlage sieht anders aus

    Briefe, Angebote und Rechnungen werden immer wieder neu gebaut und wirken uneinheitlich.

  • Vertretung findet nichts

    Ist jemand krank oder im Urlaub, fehlt der Überblick, wo was liegt.

02Lösung

Eine Ablage, in der jeder alles findet.

Ich richte eine nachvollziehbare Ablage ein, lege einfache Regeln für Dateinamen fest und erstelle Vorlagen im einheitlichen Erscheinungsbild. Ohne Automatik, dafür sofort im Alltag nutzbar.

  • Klare Ordnerstruktur

    Eine Struktur für Angebote, Rechnungen, Verträge und Fotos, mit passenden Freigaben.

  • Einheitliche Dateinamen

    Eine einfache Regel mit Datum, Kunde und Dokumentart. Suchen und Sortieren funktionieren.

  • Vorlagen im Erscheinungsbild

    Angebot, Rechnung, Brief und E-Mail-Signatur, die alle gleich nutzen.

03Ablauf

In vier Schritten zum Ergebnis

  1. Schritt 1: Digitali­sierungs-Check

    Wir schauen gemeinsam auf Ihren Büroalltag: Wo geht Zeit verloren, was lohnt sich zuerst?

  2. Schritt 2: Struktur festlegen

    Ordner, Benennungsregeln und Freigaben werden gemeinsam abgestimmt.

  3. Schritt 3: Einrichten

    Ich richte die Ablage ein und erstelle die vereinbarten Vorlagen.

  4. Schritt 4: Einweisung

    Kurze Anleitung und Einweisung, damit alle im Team gleich arbeiten.

04Typisches Ergebnis

Was Sie am Ende in der Hand haben

Ein typisches Ergebnis zur Orientierung. Der genaue Umfang steht in Ihrem schriftlichen Angebot.

Erstgespräch anfragen

  • Eine Ablage, in der auch Vertretungen alles finden
  • Eine Benennungsregel, die einfach einzuhalten ist
  • Vorlagen im einheitlichen Erscheinungsbild
  • Freigaben und Berechtigungen nachvollziehbar eingerichtet
  • Eine schriftliche Empfehlung, was sich als Nächstes lohnt

Leistungen im Detail

Was zu diesem Bereich gehört

Jede Leistung mit Umfang und Grenzen. Öffnen Sie einen Eintrag für Details.

Digitales Büro heißt hier: Ordnung schaffen und einrichten. Also eine nachvollziehbare Ordnerstruktur, sinnvolle Dateinamen und Vorlagen, die alle im Betrieb gleich nutzen. Ohne verbundene Automatik; die gehört zur Prozessautomatisierung.

Einstieg

  • Digitali­sierungs-Check

    Umfang und Grenzen
    Enthalten
    Gespräch (bis 2 Std.) zu Abläufen, Anfragen, Ablage und Werkzeugen; schriftliche Empfehlung mit Aufwand, Nutzen und Reihenfolge; 50 % Anrechnung bei Folgeauftrag (nicht in Paketen)
    Grenzen
    1 Betrieb, bis 3 Abläufe
    Nicht enthalten
    Umsetzung, Softwarekosten
    Lieferzeit
    Termin innerhalb von ca. 1 Woche

    einmalig

Einrichtung

  • Ablage- und Ordnerstruktur einrichten

    Umfang und Grenzen
    Enthalten
    Ordnerstruktur in OneDrive/Google Drive/iCloud, Benennungsregeln, Freigaben/Berechtigungen, Kurzanleitung, Einweisung
    Grenzen
    bis 3 Nutzer
    Nicht enthalten
    Übernahme großer Altbestände (nach Aufwand), Software-Abos
    Korrekturen
    1 Runde
    Lieferzeit
    ca. 1 Woche

    einmalig

  • Bürovorlagen-Paket

    Umfang und Grenzen
    Enthalten
    Bis 5 Vorlagen im eigenen Erscheinungsbild (z. B. Angebot, Rechnung, Brief, E-Mail-Signatur, Checkliste) für Word oder Google Docs
    Grenzen
    5 Vorlagen
    Nicht enthalten
    Steuerliche/rechtliche Prüfung von Rechnungsinhalten, Logo-Gestaltung
    Korrekturen
    2 Runden
    Lieferzeit
    ca. 1 Woche

    einmalig

  • Einzelne Vorlage

    Umfang und Grenzen
    Enthalten
    Eine Vorlage (Dokument, Tabelle, Checkliste) im Erscheinungsbild
    Grenzen
    1 Vorlage
    Nicht enthalten
    wie Bürovorlagen-Paket
    Korrekturen
    1 Runde

    nach Bedarf

Preise auf Anfrage. Nach einem kurzen, kostenlosen Gespräch erhalten Sie ein individuelles, schriftliches Angebot mit klarem Umfang.

Mögliche Anwendungsfälle

Wofür das im Alltag gut ist

Beispiele zur Orientierung, keine Referenzen. Was bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.

  • DokumentenablageGemeinsame Ordnerstruktur für Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Verträge, so dass auch Vertretungen alles finden.
  • DateibenennungEinheitliche Regel für Dateinamen (z. B. Datum, Kunde, Dokumentart), damit Suche und Sortierung funktionieren.
  • BürovorlagenBriefbogen, Angebot, Rechnung, Auftragsbestätigung und E-Mail-Bausteine im einheitlichen Erscheinungsbild.
  • Digitali­sierungs-CheckGemeinsamer Blick auf Ihren Büroalltag: Wo geht Zeit verloren, was lohnt sich zuerst?

Pakete

Passende Kombinationen

Häufig gewählte Zusammenstellungen. Jedes Paket lässt sich anpassen.

Business

Business Büro-Organisation

Passt für: Kleinbetrieb mit Papierablage

Das bekommen Sie

  • Digitalisierungs-Check: Gespräch bis 2 Stunden mit schriftlicher Empfehlung
  • Ordnerstruktur in OneDrive, Google Drive oder iCloud mit Freigaben für bis zu 3 Personen
  • Einheitliche Regel für Dateinamen
  • Bis zu 5 Vorlagen im eigenen Erscheinungsbild, z. B. Angebot, Rechnung, Brief, E-Mail-Signatur
  • Kurzanleitung und Einweisung

Fertig in1 bis 2 Wochen

einmalige Umsetzung

Individuelles Angebot anfragen

Passt das zu Ihrem Betrieb?

Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, was sich lohnt. Danach erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit klarem Umfang.

Erstgespräch anfragen Was brauche ich?